Любое знаменательное событие так или иначе связано с организацией, планированием и этапами проведения. Не так важно, хотите ли вы заниматься всем самостоятельно, или обращаетесь в проверенное и опытное event-агентство, планируете частный праздник или проведение корпоративного мероприятия — в большинстве случаев организатор решает задачи, о которых пойдёт речь в нашей сегодняшней статье, которая будет полезна как начинающим организаторам, стремящимся к славе лучших event-агентств России, так и тем, кто только хочет устроить небольшой праздник для близких, например. Без чёткого понимания каждого пункта и, тем более, без опыта, организовать достаточно масштабное торжество на высоком уровне попросту не представляется возможным. Устраивайтесь поудобнее, запасайтесь нужной канцелярией для записи чеклиста, например, и начнём наш экскурс в мир организации…
Итак, с какими же задачами приходится работать event-агентам?
Концепция
В зависимости от типа мероприятия и ваших пожеланий, разрабатывается концепт — в каком стиле вы хотите видеть торжество, какой общий смысл должен объединять все составляющие вашего праздника. В последнее время особенно популярны тематические сценарии, и зачастую концепция самым прямым образом влияет как на место проведения, так и на шоу-программу. Допустим, вы планируете отметить свадьбу в морском стиле. Что из этого следует? Конечно, в качестве наиболее подходящего места для росписи молодожёнов и проведения торжества логичным будет выбрать морской берег, арендовать корабль и тому подобное. Хотя, при желании, можно устроить морское настроение и в условиях обычного ресторана, но согласитесь, эффект в этом случае будет уже не настолько впечатляющим и погружающим в нужную атмосферу. И так как мы уже выяснили, что без понимания концепта мы не можем двигаться дальше, этот пункт мы выделим первым и главным — перед тем как начать обдумывать план проведения торжества, вы должны определиться с тем, в каком стиле вы хотите его видеть.
Сценарий
Определившись с концепцией, стилем и, возможно, тематикой мероприятия, мы приступаем к составлению сценария. Сценарий — «ценный свиток» event-агента, включающий в себя план проведения, шоу-программу и выбор ведущего. В некотором роде физическое воплощение концепции, где всё разложено по полочкам и готово к претворению плана в жизнь. На этом этапе также прописывается тайминг, подбираются подрядчики для сотрудничества.
Кейтеринг
Какое торжество обходится без праздничного меню? Несомненно, это также один из важных пунктов, а для некоторых гостей или организаторов порой и вовсе становится решающим в оценке вашего мероприятия. Образно выражаясь, сколько креативных идей и сценариев было похоронено под отсутствующим в меню ресторана Филиппинским «банановым кетчупом»… Другими словами, кейтеринг — это всё то, что связано с кухней. И этот пункт крайне важно учитывать при выборе площадки для проведения. Неразрешимых проблем нет — опытные event-агентства почти со 100% вероятностью предложат вам приглашённых поваров или даже мастеров популярной и необычной молекулярной кухней при необходимости (кстати многие предлагают такой вариант в качестве развлечения для зоны welcome — места, где встречают гостей). Но стоит учитывать, что все эти варианты могут существенно повлиять на бюджет торжества. В соответствии с концепцией вы выбираете формат праздничного меню: это может быть как лёгкий фуршет, так и торжественный банкет.
Фуршет — формат меню, при котором гости преимущественно стоят и свободно перемещаются в пространстве, обслуживая себя самостоятельно. Чаще встречается на деловых встречах и мероприятиях с активной шоу-программой, предполагающей активное участие гостей.
Банкет — всем известное, старое-доброе застолье: как правило, сдвинутые столы (необязательно) и «сидячий» формат торжества. Классический вариант, особенно предпочтительный в случае присутствия гостей в возрасте.
Площадка
Учитывая все предыдущие пункты, нужно выбрать подходящую для проведения площадку. Например, если вы хотите организовать мероприятие на 500 человек или пригласить большой оркестр, логично, что вы будете искать просторное помещение, что не будет приоритетным если вы планируете, скажем, приглашать 20-150 гостей. На выбор помещения также может влиять и подобранная шоу-программа. Нужно помнить, что поиском площадки для проведения нужно заниматься не позднее, чем за месяц до предполагаемого мероприятия, а ещё лучше за пару месяцев. Так ваши шансы найти именно то место, которое идеально подойдёт для вашего праздника, существенно вырастают. Ведь в «модные» и статусные места зачастую крайне сложно пробиться из-за плотного потока гостей. Поэтому, чтобы не пришлось в последний момент выбирать ресторан, который нравится меньше или экстренно придумывать альтернативные места, важно забронировать понравившееся место заранее.
Техническое оснащение
Один из самых главных атрибутов, без которых всего этого «кина бы не было». В этот пункт входит свет, звук, экраны и прочее. У каждого артиста есть райдер, технический и бытовой, и если бытовой чаще всего не вызывает трудностей, то с технической частью могут возникнуть проблемы, ведь при отсутствии необходимого технического оснащения артист может просто отказаться от выступления на вашем мероприятии. Также в работе с каждым артистом могут быть свои нюансы, для решения которых потребуется участие профессионала, который умеет общаться с агентами на одном языке, особенно если предстоит работа с медийными лицами. Что касается техники, тут вам может понадобиться помощь в виде консультации профессионала — как правило, это фирмы которые занимаются арендой оборудования. Иногда команда артистов сама предоставляем необходимое оснащение за дополнительную плату, но, конечно, проще решить этот вопрос, доверив его профессионалам.
Договор
Само собой, со всеми участниками организации составляются договоры, сократить количество которых можно обратившись в event-агентство, где как правило есть свои постоянные артисты, ведущие и рабочие, и подписать вместо условных 10 договоров один, включающий в себя все нюансы. Этому пункту стоит уделить особое внимание, ведь в случае чего весь праздник может пойти насмарку. Что, опять же, возвращает нас к тому, что сотрудничать с event-агентством намного безопаснее и спокойнее, ведь они работают с зарекомендовавшими себя артистами и все риски берут не себя, в самом крайнем и неблагоприятном исходе предоставляя вам гарантии, как минимум, выплату компенсации или другие варианты решения вопросов, которые при работе с сторонними подрядчиками напрямую могут так и остаться открытыми.
Координатор
И, в конце концов, у каждого торжества есть координатор — человек, который следит за тем, чтобы всё шло по намеченному плану, за таймингом, решает вопросы логистики, если это необходимо — отвечает за транспорт, доставку гостей к месту проведения, развоз гостей по домам. Также координатор отвечает за посадку гостей за столами, если выбран формат банкета, следит за подачей блюд и напитков.
Надеемся, наша статья была полезна вам. Предлагаем посмотреть на результат работы нашего агентства:
